Microsoft start vanaf 2025 met het invoeren van strengere regels voor OneDrive-accounts zonder licentie.
Een verandering die de nodige aandacht vereist, want doe je dat niet, dan kan dat resulteren in het verliezen van belangrijke documenten of onverwachte maandelijkse kosten. En schrik niet, deze regels zullen gaan gelden vanaf 27 januari 2025.
Wat is een OneDrive account zonder licentie?
Laten we eerst duidelijk krijgen wat een OneDrive–account zonder licentie is. Wanneer er aan een gebruikersaccount een licentie wordt gekoppeld, zodat er gewerkt kan worden met de programma’s van Microsoft. Na het toevoegen van de licentie wordt dit account automatisch voorzien van een OneDrive-opslag. Wanneer de licentie uiteindelijk weer verwijderd wordt, is een OneDrive–account zonder licentie ontstaan.
Het meest herkenbare voorbeeld is een werknemer die uit dienst gaat. De licentie is van zijn naam gehaald maar in het systeem blijft dit account met OneDrive bestaan. In veel gevallen weet niemand meer van het bestaan van deze ongebruikte OneDrive–accounts en zouden ze verwijderd kunnen worden. Echter, in bepaalde gevallen is het van belang dat deze OneDrive-accounts wel bewaard blijven.
Wat betekent dit voor jouw organisatie?
Wat er vanaf 27 januari 2025 gaat veranderen, is op te delen in twee situaties. De OneDrive accounts zonder licenties worden of verwijderd, of gearchiveerd.
OneDrive-accounts zonder licentie die verwijderd worden
Het eerste waar Microsoft actie op gaat nemen, is het verwijderen van alle OneDrive-accounts die langer dan 93 dagen geen licentie toegewezen hebben gekregen en die niet onder een retentiebeleid vallen. Na 93 dagen zal het OneDrive-account automatisch naar de prullenbak worden verplaatst en uiteindelijk verwijderd worden.
Het gebruikersaccount blijft dus bestaan, maar zonder OneDrive-account.
Let op: Deze 93 dagen gaan niet in vanaf 27 januari 2025. Een OneDrive-account die op 27 januari langer dan 93 dagen geen licentie toegewezen hebben gekregen, kan op dat moment al naar de prullenbak verplaatst worden.
Het is dus belangrijk dat voor 27 januari duidelijk is welke OneDrive-accounts zonder licentie er in jullie organisatie zijn en of deze bewaard moeten worden. Denk hierbij terug aan het voorbeeld. Het OneDrive-account van de oud-werknemer hoeft niet bewaard te worden, hier hoef je dus geen actie in te ondernemen. Deze wordt automatisch naar de prullenbak verplaatst. Moet deze wel bewaard blijven, dan zullen er vervolgstappen nodig zijn. Over de stappen die gezet kunnen worden, komen we later in dit artikel terug.
OneDrive-accounts zonder licentie die gearchiveerd worden
Het tweede waar Microsoft vanaf 27 januari naar kijkt, zijn de OneDrive-accounts zonder licentie, die vallen onder een retentiebeleid. In een retentiebeleid wordt bepaald hoe lang gegevens of accounts bewaard moeten worden. Een organisatie kan bijvoorbeeld bepaald hebben, dat alle OneDrive-accounts van oud-werknemers 5 jaar bewaard moeten worden. In dat geval zal Microsoft het OneDrive-account niet verwijderen, maar gaan ze na 93 dagen zonder licentie over op archiveren. En waar verwijderen gratis is, zijn er kosten verbonden aan het archiveren een OneDrive-account.
Het archiveren van een OneDrive-account gaat €0,05 per GB per maand per gebruiker kosten. Ook hier is het dus van belang, dat voor 27 januari bekeken wordt of het daadwerkelijke nodig is dat deze OneDrive-accounts bewaard blijven.
Het kan uiteraard voorkomen dat na het doorlopen van de stappen hierboven, de conclusie is dat bepaalde OneDrive-accounts zonder licentie bewaard moeten worden en dat archiveren hiervoor de beste keus is.
Let op: Wanneer een OneDrive-account gearchiveerd is, zijn de documenten niet meer benaderbaar. Heb je op een later tijdstip toch toegang nodig, dan dien je het account opnieuw te activeren. Voor het opnieuw activeren van een account brengt Microsoft €0.58 per GB per account in rekening.
Ben je toch op zoek naar een andere oplossing?
Uiteraard zijn er, naast de oplossingen die hierboven benoemd zijn, ook andere oplossingen mogelijk. Het is verstandig om je goed te laten informeren over deze veranderingen die Microsoft doorvoert. Schakel hiervoor de hulp in van de organisatie die uw IT gerelateerde zaken beheerd. Uiteraard zijn wij altijd bereikbaar om vragen te beantwoorden en waar nodig kunnen wij met u meedenken om tot de juiste oplossing voor uw organisatie te komen.
Bronnen: Manage unlicensed OneDrive user accounts – SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn