Opslag in Microsoft 365 voor educatie-omgevingen

Ben je werkzaam binnen een school, universiteit, of educatieve instellingen? Dan is het tijd om actie te ondernemen.

Microsoft verandert bij de volgende licentieverlenging (niet eerder dan 1 augustus 2024) haar voorwaarden, dit heeft impact op de opslag in Microsoft 365 voor educatie-omgevingen.

De voorwaarden die veranderen zijn voornamelijk van toepassing op de hoeveelheid data die in de omgeving (SharePoint/Teams/OneDrive & Exchange, de e-mail) mag worden opgeslagen.

De huidige situatie

Op dit moment zijn er drie soorten abonnementen (licenties) welke speciaal aan scholen/universiteiten worden toegekend:

• A1 (& A1+ versie)
• A3
• A5

In de huidige situatie bevindt zich in de universiteit/scholing abonnementen een ongelimiteerde mogelijkheid voor opslag in de omgeving (SharePoint/Teams/Outlook/OneDrive). Dit betekent dat er zonder extra kosten oneindig veel gegevens in de omgeving opgeslagen mag worden.

De toekomstige situatie

In de toekomst ontvangen jullie, ongeacht welk abonnement, 100 TB voor de opslag van data binnen SharePoint/Teams/OneDrive & Exchange, de e-mail. Daarnaast ontvangen jullie afhankelijk van welk abonnement er is tussen de 50/100 GB per betalende gebruiker.

Storage Changes for Microsoft 365 Education | Microsoft Education

We zien dat er goed binnen organisatie wordt nagedacht over wie en op welke manier gegevens toegevoegd mogen worden aan de omgeving. Echter, zien we dat het opstellen van beleid rondom het opruimen van gegevens lastig is. Dit heeft vaak de volgende oorzaken:

• Er is niet duidelijk welke gegevens nog in gebruik zijn en bij welke gegevens het meer gaat om archiefdata
• Er is geen duidelijk inzicht in welke werkruimtes (Teams/SharePointsite) nog in gebruik zijn
• Eigenaren van informatie zijn over de jaren heen vertrokken uit de organisatie en hierdoor is er geen inzicht meer in de werkruimte, of het belang van informatie.

Er zal vast een herkenbaar voorbeeld voor jullie organisatie bijzitten, maar hier is een oplossing voor!

Wat kan er worden gedaan om jullie voor te bereiden?

Het opruimen van jullie omgeving brengt buiten het voorkomen van aanvullende kosten (in de toekomst) diverse voordelen met zich mee:

• Het behouden van onnodige ‘grote hoeveelheid oude’ data betekent dat er een grotere kans is op security risico’s
  • Door de grote hoeveelheid data is voor de organisatie niet meer duidelijk: welke data wordt gebruikt en wat er allemaal met deze data gebeurt.
    Wet- en regelgeving rondom data gaan een steeds grotere rol spelen in onze maatschappij, waarvoor inzicht in de gegevens van groot belang is.
• Het opruimen brengt vaak nieuwe inzichten met zich mee over op welke manier er met gegevens wordt gewerkt. Hierdoor is het makkelijker om beleid op te stellen over bijv. levensduur van werkruimtes.
• Het opruimen van onnodige gegevens draagt bij aan het verkleinen van de ‘footprint’, dus ook nog een positieve stap voor het milieu.

Er zijn genoeg redenen om aan de slag te gaan.

Hoe kunnen wij jullie helpen?

Een begin maken is altijd moeilijk. Met behulp van het programma Orchestry gaan we aan de slag met het in kaart brengen van jullie huidige omgeving. Het in kaart brengen gebeurt aan de hand van vier sessies van een uur.

In de vier sessies nemen we jullie o.a. mee in de volgende zaken:

• Installatie: Het installeren en configureren van Orchestry
• Inzicht: Welke informatie er zich allemaal in jullie omgeving bevindt
• Sjabloon: Het aanmaken van een beleid rondom het opruimen van werkruimtes en daarmee de informatie
• Gasttoegang: Welke externe gebruikers bestaan er in jouw omgeving en hoe kan je daarmee om gaan?

Kortom, bereid jullie goed voor op wat er gaat komen, zo voorkomen jullie onnodige kosten en wordt meer grip en inzicht verkregen op de omgeving.

Wij als IT-Concern hebben de ambitie om meer organisatie inzicht te geven in hun omgeving. We dragen hiermee bij aan meer bewustwording rondom informatiebeveiliging.

De eerste uitrol van Orchestry en vier sessies zijn hierom voor universiteiten en scholen kosteloos.